Mange går og grubler på å gjøre endringer i drifta. Det betyr i såfall mange og vanskelige beslutninger. I en serie artikler fremover skal vi ta for oss de mange sidene ved bruksutvikling. Vi vil snakke om både ombygging og nybygging på mindre og større bruk, både for ku og geit.
Men hva innebærer egentlig prosessen fra A til Å dersom man grubler på å gjøre endringer i drifta? Som en hjelp til å få oversikt, starter vi artikkelserien med å gi en kort beskrivelse av de ulike fasene du må gå gjennom fram til byggeperioden starter.
Hvorfor må vi egentlig endre?
Som i andre bedrifter har gården en livssyklus som veksler mellom driftsfase og utvikling. Bedriftsutvikling handler om å ha en gjennomtenkt plan for hvilke langsiktige grep du vil gjøre i bedriften slik at den ivaretar familiens ønsker og behov på både kort og lang sikt.
Gårdens evne til å oppfylle familiens ønsker og behov endrer seg over tid. Dette kan skyldes begrensninger men også nye muligheter. Det kan være at egne mål og ambisjoner endres, det kan bli endringer i jordtilgangen, nedslitte eller uhensiktsmessige driftsbygninger eller lignende. Andre ganger skjer det endringer i gårdens ytre forutsetninger, for eksempel knyttet til avsetninger, tilskudd, lover og regler (jfr. krav om løsdrift i 2024), men det kan også være tilgang på ny kunnskap og teknologi.
Bedriftsutvikling omfatter ofte store endringer og investeringer der du forplikter deg selv og gårdens ressurser for et lengre tidsrom, ofte ti til tjue år. Start derfor med en god veivalgsprosess hvor du definerer mål og ulike muligheter.
Formål og prioriteringer
Hvordan finner man så et godt og riktig mål? Du må se på alle formålene som gården er ment å ivareta og bli bevisst på hva du i sum ønsker å oppnå. Hvilke verdier og prinsipper skal legges til grunn? Hva er familiens etiske, estetiske og økonomiske ønsker? Hvordan skal arbeidsmiljøet være, og hvilke behov stilles til personlig utvikling, ferie og fritid?
Valgmuligheter
Når målet eller målene er klare, gjelder det å finne en løsning i skjæringspunktet mellom ressurser, teknologi og ytre rammevilkår. Dette krever kunnskap, tid og kanskje en god porsjon kreativitet.
Sett gjerne av godt med tid til denne delen av prosessen. Kan hende oppdager du da flere løsningsalternativer og ulike måter å realisere dem på. Grundig forarbeid og godt gjennomarbeidede planer, gir lavere risiko for forsinkelser, kostnadssprekk eller feilvurdering av behov for egeninnsats.
Kalkyler og fremdriftsplan er dine beste venner
Gode og detaljerte kalkyler for de ulike løsningsforslagene er avgjørende for å se om disse er bedrifts- og privatøkonomisk holdbare. Kalkylen (driftsplan og ØRT) viser hvordan økonomien vil bli i årene fremover og er et sentralt grunnlag for dine beslutninger.
I tillegg skal driftsplanen også være vurderingsgrunnlag for samarbeidspartnere og for finanseringen din. Driftsplanen viser også hvordan resultatet blir når summen av forutsetninger er oppfylt innenfor hvert plan-år.
Realiseringen av strategien innebærer ofte flere delprosjekter. Er det snakk om bruksutbygging med utvidelse av drifta, vil det i tillegg til selve fjøsbyggingen ligge en utfordring i å utvide buskapen, kvoten og omfanget av grovfôrproduksjonen. Det betyr involvering og koordinering av mange aktører som skal levere kompetanse, materiell og arbeid.
Forhåndskonferanse er til god hjelp
I tillegg til å få på plass avtaler med leverandører av ulike slag, vil realisering av planene være avhengig av lover og regler. Derfor må du tidlig sette deg inn i hva som kreves av tilrettelegging, meldeplikt, godkjenninger og tillatelser og sørge for at dette blir gjort korrekt. Et tips er at du kan få en del hjelp ved å kontakte kommunen og melde inn en forhåndskonferanse.
Kostnad, rett kvalitet og framdrift
Å konkurranseutsette de mange leverandørene øker muligheten for å få de beste tilbudene, men krever også mer koordinering og styring i anbudsfasen. Dette forsterkes ytterligere dersom du i tillegg splitter opp prosjektet delentrepriser (kontra totalentreprise). Noen utbyggere velger også å forhandle direkte med fabrikk i stedet for selgerfirma, og organiserer frakten selv.
Også her må du gjøre ditt eget valg utfra hva som passer din situasjon best, inkludert om du skal administrere dette selv eller sette det ut.
Egen rolle og egeninnsats
Dersom du har kompetanse og tid (og de nødvendige autorisasjonene), kan du i prinsippet gjøre alt selv. Sett deg inn i hva som kreves i de ulike fasene, og hvilke oppgaver og roller du selv kan ta. Men pass deg for å overvurdere egen innsats. Det er viktig å være bevisst egen kapasitet og kompetanse, dernest bruke den der den kaster mest av seg. Dette gjelder ikke bare byggprosjektet , men også de driftsendringene som følger av en bruksutvikling. I tillegg skal en jo holde i gang den daglige drifta på gården.
Skriftlige kontrakter - selvfølgelig
Så tidlig som mulig bør det utarbeides og sendes tilbudsgrunnlag til alle aktuelle leverandører. Når tilbudene er mottatt, starter forhandlingene om pris og øvrig kontraktsinnhold. Det vil si hva som skal leveres, hvordan og når, samt det viktige punktet om hva som skal være konsekvensene ved avvik.
Før kontraktene underskrives, er det lurt å avholde et oppstartsmøte hvor alle leverandørene er tilstede. I et slikt møte gjennomgår man framdriftsplanen, foretar tekniske avklaringer, kvalitetssikrer grensesnitt og skaper gjensidig forpliktelse mellom leverandørene, byggherre og byggeledelse. Først nå er det tid for kontraktsunderskrivelse.
Byggeledelse
Fram til byggestart er det mye arbeid med å få på plass leverandører, hensynta offentlige krav og tilrettelegge økonomien for byggeperioden. Mange syns at dette er krevende. Vurder derfor nøye om du tar denne jobben selv, eller knytte til deg en byggeleder eller byggherreombud.
Selve byggefasen er jo også krevende. Uansett hvor gode planer og kontrakter du har, kan det oppstå avvik og uenighet. Også her må en vurdere hvilken rolle du selv skal ha og om det er hensiktsmessig å knytte til seg støtte også til denne fasen.
Lær mer om bruksutvikling
Dette er oppstarten på en lengre serie med artikler om bruksutvikling. I de kommende artiklene tar vi for oss hvordan nytt fjøs er mer enn bare bygget, og deretter skal vi se på både ombygging og nybygging av mindre bruk. Så her er det bare å følge med videre.